2011-10-07

[ディレクション] ただ作業をこなすというループから抜け出すために

ひさびさに仕事ネタについて書きます。

主に運用などの中長期的な仕事での話になるのですが、
複数の仕事をかかえていると、どうしてもひとつひとつの作業に追われて
それをこなすだけで日々が終わってしまうことが多いと思います。

ですが、運用の仕事において重要なのは問題点を改善したり、
少しずつでも良い結果を作っていくことではないでしょうか。


そのためには、現状のサイトの解析をしたり、マーケティング分析、
競合の調査、新しい企画の立案など、しなければいけないことがいっぱいあります。
ではどうやってその時間を捻出すればいいのでしょうか。


1)プロジェクトの優先順位を決める(強弱をしっかりつける!)
まず、複数かかえている仕事の中で、どのプロジェクトを優先とするか
決定する必要があります。
それを決める要因は、予算やサイトの規模、クライアントの質、など
いろんな要素があると思いますが、伸びしろが大きいなと思えるものか、
もしくは無駄な作業が多くなっていると思われるものを選ぶとやりやすいと思います。

ただし、なんとなくの優先順位ではなく、
強弱をしっかりつけた明確な順位でなければ意味がありませんので、
そこは十分に意識してください。


2)優先順位の低いプロジェクトの作業をやめる、もしくは後回しにし、時間を捻出
次に具体的な時間の捻出方法について考えます。
まず、一番大切で、そして一番難しいことになりますが、
先に決めた優先順位が低いプロジェクトについて、作業を後回しにする、
もしくは作業をやめてしまうという決断が必要だと思います。
たいていの場合は、ここでいくらなんでも作業をやめるなんて無理!となって、
作業をこなすというループから抜け出すことができません。
(そのために先の優先順位を明確につける必要があります。)

ですが、ここで強い意志を持って時間を作らないと、
いいプロジェクト、いい仕事を生み出すことは難しいと思います。
やめるのがどうしても無理な場合は、極力作業を減らす、
もしくはできるだけ後回しにするといったことでも構わないと思いますが、
重要なのは、優先順位の高いプロジェクトに対して時間を作ること。
その時間が多ければ多いほど良いことは言うまでもありません。


3)現状分析(非効率になっている部分がないかを入念に)
では次に優先順位を高くしたプロジェクトの進め方です。
当然ながら現状分析をしっかり行わないといけないのですが、
その中でも作業が非効率になっている部分がないかを入念にチェックしましょう。
それが次に優先的に進める作業になっていきます。

その他にもいろんな分析をしていかなければいけないのですが、
重要なのは分析に時間をかけすぎて、分析が目的にならないようにすることです。
すべての分析をしてから対策に入るということではなく、
少しずつでも改善したり、成果を出していくことが重要です。
それが今後のモチベーションにもなっていきますからね。


4)優先順位の高いプロジェクトの非効率な部分を改善
非効率な部分のシステム化や、運用マニュアルの作成、
フォーマット作成による定型化など、一時的に時間がかかったとしても
優先順位が高いプロジェクトの無駄な部分を効率化することで
先々に新たな時間を捻出できれば理想的です。


5)優先順位の高いプロジェクトを伸ばすための施策
問題点の改善の次には、より伸ばしていく施策を進めましょう。
これはプロジェクトによっても様々ですし、
問題解決よりも簡単に結果は出しにくいと思いますが、
根気よくいろんな施策を行っていきましょう。
なお3番の非効率な問題点の改善と同時進行ができるならよりベターです。


6)PDCAサイクルでまわす
PLAN(計画)→ DO(実行)→ CHECK(評価)→ ACT(改善)のPDCAサイクルを
繰り返すことによって、プロジェクトをより良いものにしていきましょう。
また、この優先順位の高いプロジェクトをPDCAサイクルのよい軌道にのせ、
他のプロジェクトにも生かしていくことが重要になります。


<まとめ>
1)プロジェクトの優先順位を決める(強弱をしっかりつける!)
2)優先順位の低いプロジェクトの作業をやめる、もしくは後回しにし、
  時間を捻出する。
3)現状分析(非効率になっている部分がないかを入念に)
4)優先順位の高いプロジェクトの非効率な部分を改善する。
5)優先順位の高いプロジェクトを伸ばすための施策
6)PDCAサイクルでまわす

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